Le basi della progettazione di una presentazione

Quando si progetta una nuova presentazione con PowerPoint occorre decidere inizialmente se fare ricorso agli strumenti predisposti dal programma o se invece costruire una presentazione completamente originale, fatta su misura per le nostre esigenze. All'apertura del programma appare la finestra di dialogo con la quale viene proposto all'utente se farsi guidare nella creazione del contenuto (in questo caso vengono proposti alcuni suggerimenti sui possibili contenuti di alcune presentazioni tipiche),  se utilizzare un modello predisposto o se iniziare una presentazione vuota da personalizzare a piacere.

Supponendo di avere scelto una presentazione vuota come mostrato in figura vengono poi  offerti alcuni modelli di diapositiva standardizzati contenenti varie combinazioni di titoli, testi, tabelle, grafici, immagini e organigrammi. La scelta  effettuata non è vincolante per il futuro e può essere differente  per le diverse diapositive della presentazione.

E' bene tuttavia scegliere il layout più adatto alle esigenze che si presume di dover soddisfare. Per esempio per una presentazione basata fortemente su testi verbali sarà preferibile la seconda proposta (titolo e testi), piuttosto della quarta (titolo e tabella).

Una volta scelta la seconda proposta appare una diapositiva vuota in formato standardizzato, costituita da due caselle da testo. Nella casella in alto verrà inserito il titolo della diapositiva, mentre in quella sottostante andranno scritti i relativi testi esplicativi. Nella parte bassa del video appare inoltre uno spazio per scrivere le note per l'oratore, che non appariranno nella diapositiva, ma saranno utili a chi dovrà presentarla oralmente.

Ogni diapositiva di PowerPoint può essere immaginata come una sovrapposizione di trasparenti (ognuno contenente testo, immagini o altro), che si appoggiano su uno sfondo opaco.

Tutto quanto appare sullo sfondo opaco (colore di sfondo, testo o altro) sarà visibile nella diapositiva, a meno che un altro elemento di un trasparente non lo nasconda. Il ruolo di questo sfondo opaco viene assunto dallo "schema diapositiva", richiamabile con il comando Visualizza | Schema | Diapositiva.

 Nello schema diapositiva mostrato in figura appare la zona del titolo, quella per il testo e tre ulteriori zone in basso, riservate alla data, ad un testo di piè pagina e alla numerazione della diapositiva.

Sia il titolo che i diversi livelli di testo (analoghi a quelli della struttura di Word) sono caratterizzati da uno stile standardizzato. Modificando lo stile nello schema risulterà automaticamente modificato lo stile di ogni  diapositiva (a meno che in una singola diapositiva non si decida di apportare ulteriori modifiche specifiche). Come mostrato nella figura sopra si può operare sugli stili dello schema predisposto, in modo da adattarli ai propri gusti e alle proprie esigenze. Variando il carattere, colore, dimensioni e simboli associati agli elenchi puntati, si possono personalizzare a piacere le scritte che appariranno nelle diapositive. Le variazioni apportate allo schema della diapositiva possono essere scelte anche durante o alla fine della produzione delle diapositive, ma per evitare spiacevoli errori di impaginazione è preferibile scegliere prima di scrivere i contenuti desiderati. Si può osservare in questa figura che dopo aver scelto opportuni stili di carattere per il titolo della diapositiva e per il testo esplicativo da inserirvi, quando si torna alla fase di produzione delle diapositive (comando Visualizza | Visualizzazione normale), viene proposta una diapositiva standard in cui le scritte appariranno secondo gli stili definiti nello schema.

E' sempre possibile tuttavia  attribuire a ogni testo una formattazione specifica, indipendentemente dallo stile predefinito nello schema.

I contenuti mostrati in questa figura sono stati scelti col criterio della auto-referenzialità. La diapositiva n°1 di questa ipotetica presentazione contiene un titolo e testi fino al quinto livello. Per attribuire a un testo un  livello differente si può sempre utilizzare la coppia di tasti "freccia sinistra" e "freccia destra" sulla barra di formattazione. La modifica di livello implica l'automatica modifica della formattazione, in base agli stili predefiniti nello schema iniziale.

Un'alternativa più comoda, e spesso più elegante, alla produzione di uno schema diapositiva totalmente in proprio, consiste nell'attribuire allo schema uno degli schemi predefiniti che, nel linguaggio di PowerPoint, prendono il nome di "modelli struttura"

Con il comando Formato | Applica modello struttura si può scegliere un modello fra quelli predefiniti o fra quelli eventualmente salvati come propri schemi personalizzati.
Attivando il comando precedentemente citato, appare una lunga lista di modelli con un'anteprima che utilizza un curioso testo in latino come esempio di presentazione

La scelta del modello è fondamentale per dare un aspetto professionale alla presentazione, tenendo conto dell'utenza e dell'ambiente in cui essa verrà utilizzata.

Scegliendo ad esempio il Modello struttura "Cravatta.pot" sul precedente testo della diapositiva n°1, si osserva che i file contenenti i modelli, a differenza delle presentazioni che hanno estensione .PPT (PowerPoint), hanno invece estensione .POT (PowerPoint Template).

Dato che ogni modello implica una specifica impaginazione, con conseguente diverso spazio riservato ai testi, la scelta di un modello dopo aver scritto i testi potrebbe provocare impaginazioni dall'aspetto disordinato e sgradevole.

Una volta scelto il modello di struttura preferito, si può visualizzare lo schema diapositiva non solo per modificare gli stili di testo predefiniti, ma anche per apportare altri tipi di variazioni allo schema stesso.
Per esempio, si può scegliere di inserire nello schema una particolare immagine che si vuole appaia su tutte le diapositive (per esempio il logo della società).

E' meglio fare questa operazione prima di scrivere i testi, in modo da riservare ai testi uno spazio diverso da quello dell'immagine.

La diapositiva n°1 precedentemente usata (ma anche qualsiasi altra diapositiva della presentazione) ora presenta l'immagine dello schema come se fosse un'immagine della diapositiva.

In questo modo, oltre al vantaggio dell'omogeneità grafica delle diapositive, si ottiene anche una riduzione delle dimensioni del file della presentazione, in quanto l'immagine scelta  viene memorizzata una volta sola (nello schema) e non tante volte quante sono le diapositive.