Report,
Macro
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Un
report è un insieme di informazioni organizzate e formattate in base alle
esigenze dell'utente e consente di estrarre e presentare i dati sotto forma
di fatture, etichette postali, elenchi telefonici.. E' possibile progettare
report che presentino le informazioni nel modo desiderato grazie all'uso di
vari elementi grafici, di testo, di immagini.. I report sono essenziali per
organizzare e stampare dei dati in stile professionale. |

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Creazione di un Report |
Prima
di creare un report è necessario stabilire la provenienza dei dati: se si
trovano in una tabella si basa il report sulla tabella, se si trovano su più
tabelle si basa su una query.
Creazione di un
report con autocomposizione : Usando l'autocomposizione si può creare
velocemente un modello di report e poi apportare eventuali modifiche. Per
far ciò si deve:
-
Cliccare su Report
nel Database
-
Scegliere il pulsante
Nuovo e nella finestra di dialogo cliccare su Nuovo report selezionando la
tabella o query di origine per il report
-
Scegliere il pulsante
Autocomposizione
-
Scegliere il tipo di
autocomposizione voluto tra:
-
Autocomposizione
report. Crea automaticamente un report sulla base dei campi selezionati
-
Report standard: a
colonne. Crea automaticamente un report a colonne
-
Report standard:
tabellare. Crea automaticamente un report in formato tabella
-
Autocomposizione
Grafico. Crea un report con un grafico
-
Autocomposizione
Etichetta . Crea un report formattato per la stampa su etichette
Selezionare tra le
opzioni presentate nelle varie finestre che si aprono in successione. |
Creazione senza l'autocomposizione
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-
Scegliere Report
dalla finestra Database
-
Cliccare sul pulsante
Nuovo: apparirà la finestra di dialogo Nuovo report nella quale
selezioneremo la tabella /query di origine dei dati
-
Scegliere il pulsante
Report vuoto: apparirà il report in visualizzazione struttura
La finestra report
dispone di 3 tipi di visualizzazione:
-
Visualizzazione
struttura: consente di modificare il layout di un report o crearne uno
nuovo
-
Visualizzazione
layout: consente di controllare rapidamente il layout di un report perché
viene utilizzato solo un numero limitato di dati della tabella o della
query sottostante.
-
Visualizzazione
anteprima di stampa: consente di esaminare tutti i dati che appariranno in
un report.
E'
possibile stampare un report da ciascuna delle 3 visualizzazioni, cliccando
sull'apposita icona: nella finestra che si apre scegliere le opzioni di
stampa desiderate. Il salvataggio di un report si effettua nel modo
consueto, assegnandogli un nome. |
Progettazione di un report
Può
capitare, dopo aver creato un report con l'autocomposizione, di avere la
necessità di modificarlo inserendo i controlli necessari. Per creare caselle
di testo legate o calcolate si procede come per le maschere, così come per
l'uso degli strumenti. I controlli etichetta vengono usati nella maggior
parte dei report creati e possono essere utilizzati per i titoli, le
didascalie.. E' inoltre possibile spostare, ridimensionare, allineare e
spaziare i controlli creati, così come si possono ridimensionare le sezioni
(vedi maschere).
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Personalizzazione dei formati di visualizzazione dei dati
Modifica
delle caselle di testo:
Le caselle di testo sono i controlli usati con maggior frequenza nei report,
in quanto consentono di visualizzare vari tipi di dati quali nomi,
indirizzi, numeri di telefono.. Impostando le proprietà si può modificare le
dimensioni o l'aspetto delle caselle a seconda dei dati che contengono.
Impostando le proprietà " Ingrandibile " e "Riducibile" a "Si", si può
regolare verticalmente le dimensioni di una casella di testo in base alle
dimensioni del campo (soprattutto per i campi Memo che possono essere molto
lunghi).
E' possibile usare caselle di controllo, pulsanti di opzione e controlli
autonomi per visualizzare valori Si/No. Ad esempio se abbiamo una tabella
con il campo Costo, possiamo creare una casella di controllo, cliccare col
tasto destro sul simbolo del controllo e a Origine controllo inserire la
scritta =[Costo]>15.000 In tal modo nel report appariranno col segno di
spunta solo gli oggetti che costano più di quella cifra. Se si crea una
casella di testo, quando si passa alla visualizzazione anteprima di stampa,
si apre una finestra (Immissione valore parametro) dove ci viene richiesto
di scrivere i dati che si vogliono far comparire nel report.
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Ordinamento dei dati
Quando
si stampa un report, si cerca di organizzare i record nel modo più
funzionale, ordinandoli ad esempio in ordine alfabetico. Il tipo di
ordinamento viene impostato nella finestra Ordinamento e raggruppamento e
per far ciò si deve:
-
Aprire il report in
visualizzazione struttura
-
Scegliere Ordinamento
e raggruppamento dal menu visualizza oppure cliccare sulla corrispondente
icona nella barra strumenti
-
Utilizzare la parte
superiore della finestra per scegliere il campo (cliccare sulla freccia a
lato per visualizzare l'elenco) in base al quale ordinare e il tipo di
ordinamento (crescente o decrescente).
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Utilizzo di espressioni nei report
Le
espressioni consentono di eseguire calcoli matematici e di gestire valori di
testo ad esempio combinando due o più campi per formare un unico valore. Per
far ciò, come per le schede, si deve:
-
Cliccare sullo
strumento casella di testo
-
Cliccare all'interno
del report
-
Cliccare dentro la
casella e scrivere l'espressione appropriata (ad esempio =[Prezzo]*1,1 per
ottenere un prezzo maggiorato del 10%)
L'espressione può anche essere immessa nella tavola delle proprietà in
Origine controllo direttamente oppure attivando il Generatore espressioni.
Per inserire i numeri di pagina basta inserire una casella di testo con
l'espressione =Pagina nell'intestazione o nel piè di pagina. |
Filtrare i dati |
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Si
ricorre all'operazione di filtraggio quando si vogliono eliminare dalla
visualizzazione molti record, in modo da vedere solo quelli che interessano.
Per applicare un filtro possiamo ricorrere a due metodi: Filtro in base a
selezione: è il metodo più semplice per filtrare ma prima di usarlo si deve
localizzare nella tabella un esempio del valore che deve essere contenuto
nei record filtrati.
-
Scegliere il campo
contenente un esempio del valore che deve essere contenuto in tutti i
record filtrati
-
Selezionare
eventualmente solo una parte della voce del campo (esempio nel campo
Cognome selezionare la lettera B se vogliamo tutti i record che iniziano
con la stessa)
-
Cliccare sul pulsante
Filtra in base a selezione
Filtro in base a
maschera: è un metodo più potente rispetto al precedente in quanto consente
l'inserimento di espressioni logiche per individuare i record.
-
Aprire la maschera in
visualizzazione Foglio dati e cliccare sul pulsante Filtro in base a
maschera
-
Viene visualizzata
una maschera vuota con una sola riga di record Cliccare sul campo in cui
vogliamo impostare un criterio (si può usare anche minore di.. maggiore
di..)
-
Cliccare sul pulsante
Applica Filtro
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Macro |
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Una
macro esegue automaticamente una o più operazioni ripetitive ciascuna delle
quali prende il nome di azione. In Access viene fornito un elenco di azioni
utilizzabili per la creazione di una macro. Le macro servono a:
-
Aprire
contemporaneamente due schede e visualizzare i dati tra loro correlati
-
Ricercare dei record
-
Automatizzare
trasferimenti di dati
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Creazione di una macro

-
Nella finestra
Database cliccare sul pulsante corrispondente
-
Cliccare sul pulsante
Nuovo: si apre una finestra Macro la cui parte superiore viene usata per
l'inserimento delle azioni (si possono mettere anche dei commenti). Gli
argomenti di una azione vengono disposti nella parte inferiore della
finestra.
Per aggiungere un'azione si possono seguire due metodi: Selezionare quella
desiderata dall'elenco delle azioni che compaiono cliccando nella colonna
Azione e poi sulla freccia a destra. Nella parte sottostante, Argomenti
azione, riporteremo alla voce Nome maschera, il nome della macro che
vogliamo far aprire con la macro. Trascinando un oggetto, quale una
maschera, dalla finestra Database alla finestra macro nella colonna Azione.
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Impostazione di
argomenti
La
maggior parte delle azioni dispone di argomenti che forniscono ulteriori
informazioni sulla modalità d'esecuzione specificando quali oggetti o dati
usare. Ad esempio l'azione Apritabella dispone dell'argomento "Nome tabella"
che indica quale tabella deve essere aperta (nel caso che si trascini la
tabella l'argomento viene aggiunto automaticamente).
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Salvataggio
Si
può utilizzare il comando Salva con nome del menu File, ma se si esce senza
salvare ci viene richiesto di eseguire questa operazione
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Esecuzione di una macro
È
possibile avviare l'esecuzione di una macro dalla finestra macro cliccando
sull'icona Esegui, oppure dalla finestra Database cliccando sul pulsante
Esegui.
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Utilizzo di condizioni nelle macro
In
certi casi è possibile eseguire un'azione di una macro solo se si verifica
una certa condizione cioè un'espressione che sia verificata o meno e che
indirizzerà la macro in una certa direzione. Queste condizioni vengono
immesse nella colonna "Condizione" della finestra macro.
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Per aggiungere una
condizione si deve:
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-
Cliccare, nella
finestra macro, sul pulsante condizioni
-
Nella colonna
"Condizione" che viene visualizzata immettere un'espressione condizionale
-
Nella colonna
"Azione" immettere l'azione da eseguire nel caso in cui la condizione
abbia valore vero.
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Ricerca di problemi nell'esecuzione di macro
È
possibile usare due caratteristiche che facilitano l'individuazione dei
problemi relativi alle macro e cioè:
Esecuzione passo - passo:
-
Aprire la macro in
visualizzazione struttura
-
Scegliere l'icona
passo a passo nella barra strumenti
-
Eseguire la macro
secondo la solita procedura
-
Scegliere il pulsante
passo per eseguire l'operazione visualizzata nella finestra di dialogo.
Se l'azione dipende
da una condizione che ha valore falso, allora non verrà eseguita.
Finestra di dialogo
Azione non riuscita:
Quando compare il messaggio di errore di una macro, scegliendo O.k verrà
visualizzata la finestra di dialogo azione non riuscita (la stessa della
macro passo a passo) col pulsante Arresto, unico disponibile. |
Utilizzo di Macro con le Maschere |
Quando
si usa una maschera, certe operazioni eseguite sulla stessa (passaggio da un
record all'altro, doppio clic su controllo..) vengono riconosciute da Access
come eventi. Ad ogni evento corrisponde una proprietà evento; è possibile
usare il generatore macro per creare una macro e impostare le proprietà di
evento automaticamente.
|
Pulsante di comando per aprire una maschera
Primo
procedimento:
-
In visualizzazione
struttura di una maschera cliccare sullo strumento Pulsante di comando,
dopo aver deselezionato l'autocomposizione, e poi sulla maschera nel punto
in cui si vuole inserire il pulsante stesso
-
Cliccare nel pulsante
col tasto destro e nella tavola sulle proprietà scegliere la casella alla
quale si desidera far corrispondere l'azione ( ad esempio Su clic)
-
Aprire il generatore
macro cliccando alla destra della casella
-
Nella finestra Salva
con nome che viene visualizzata, digitare il nome per la macro e scegliere
O.k
-
Immettere le azioni
che la macro dovrà eseguire, quindi scegliere Chiudi dal menu File
Secondo
procedimento:
Mentre si utilizza una maschera è possibile cliccare su un pulsante di
comando per aprire un'altra maschera. Per far ciò si usa l'azione "Aprimaschera"
che dispone di argomenti che è possibile utilizzare per specificare la
maschera da aprire, l'insieme di record che si vuole visualizzare ed altri
aspetti della finestra della maschera. Per far ciò si deve:
-
Nella finestra macro
creare una nuova macro
-
Trascinare la
maschera che si vuole aprire dalla finestra Database nella riga "Azione"
della finestra macro
-
Salvare la macro
-
Trascinare la macro
dalla finestra Database nella maschera, in visualizzazione struttura, nel
punto in cui si vuole inserire il pulsante di comando (verrà creato il
pulsante e impostata la proprietà "Su clic" al nome della macro.
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N.B.:
per aprire la maschera con certe dimensioni e in una posizione specifica
aggiungere l'azione "SpostaRidimensiona" alla macro dopo l'azione "Aprimaschera"
e impostare gli argomenti dell'azione (in fondo alla pagina) alle dimensioni
e alla posizione volute (Distanza asse x, asse y, larghezza e altezza). |
Stampa
di un report tramite una macro
Creando
una macro che stampa un record sarà possibile eseguire questa operazione
cliccando sul pulsante di una maschera. Per stampare un report è possibile
utilizzare l'azione "Aprireport" o "Stampa".
Aprireport: quando
si vuole limitare il numero di record da stampare; dispone di argomenti che
è possibile utilizzare per specificare il report da aprire, la
visualizzazione nella quale lo si desidera aprire…
Stampa: per
impostare le operazioni di stampa: consente di specificare l'intervallo di
pagine, il numero di copie e la qualità di stampa desiderati. |
Utilizzo di un pulsante di comando per stampare un record
Per
stampare un record occorre scrivere una macro che utilizzi l'azione "Aprireport"
o "Stampa" e specificare quindi la macro come impostazione della proprietà
"Su clic" del pulsante di comando. L'azione "Aprireport" dispone della
condizione "Where" che si usa per selezionare i record da stampare.
-
Cliccare sul pulsante
nuovo nella finestra Database per creare una macro
-
Trascinare il report
da stampare dalla finestra Database in una riga "Azione" della finestra
macro. L'azione "Aprireport" verrà aggiunta alla macro e il corrispondente
argomento "Visualizzazione" verrà impostato ad "Anteprima di stampa". Se
si vuole stampare subito è possibile modificare tale impostazione in
"Stampa".
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Scelta
dei report da stampare
Alcuni
Database possono contenere centinaia di report per cui è possibile
semplificarne la scelta selezionando quelli che vengono stampati con più
frequenza da una finestra di dialogo personalizzata (di tipo popup
condizionato). L'utente può selezionare un report dalla finestra di dialogo
e cliccare su un pulsante di comando per stamparlo.
La finestra di
dialogo potrà disporre di:
-
Un gruppo di opzioni,
una casella di riepilogo o una casella combinata dove si trova l'elenco
dei report
-
Una serie di pulsanti
di comando, ciascuno dei quali ha come titolo il nome di un report.
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