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Report, Macro

Un report è un insieme di informazioni organizzate e formattate in base alle esigenze dell'utente e consente di estrarre e presentare i dati sotto forma di fatture, etichette postali, elenchi telefonici.. E' possibile progettare report che presentino le informazioni nel modo desiderato grazie all'uso di vari elementi grafici, di testo, di immagini.. I report sono essenziali per organizzare e stampare dei dati in stile professionale.

Creazione di un Report

Prima di creare un report è necessario stabilire la provenienza dei dati: se si trovano in una tabella si basa il report sulla tabella, se si trovano su più tabelle si basa su una query.

Creazione di un report con autocomposizione : Usando l'autocomposizione si può creare velocemente un modello di report e poi apportare eventuali modifiche. Per far ciò si deve:

Cliccare su Report nel Database
Scegliere il pulsante Nuovo e nella finestra di dialogo cliccare su Nuovo report selezionando la tabella o query di origine per il report
Scegliere il pulsante Autocomposizione
Scegliere il tipo di autocomposizione voluto tra:
Autocomposizione report. Crea automaticamente un report sulla base dei campi selezionati
Report standard: a colonne. Crea automaticamente un report a colonne
Report standard: tabellare. Crea automaticamente un report in formato tabella
Autocomposizione Grafico. Crea un report con un grafico
Autocomposizione Etichetta . Crea un report formattato per la stampa su etichette

Selezionare tra le opzioni presentate nelle varie finestre che si aprono in successione.

Creazione senza l'autocomposizione

Scegliere Report dalla finestra Database
Cliccare sul pulsante Nuovo: apparirà la finestra di dialogo Nuovo report nella quale selezioneremo la tabella /query di origine dei dati
Scegliere il pulsante Report vuoto: apparirà il report in visualizzazione struttura

La finestra report dispone di 3 tipi di visualizzazione:

Visualizzazione struttura: consente di modificare il layout di un report o crearne uno nuovo
Visualizzazione layout: consente di controllare rapidamente il layout di un report perché viene utilizzato solo un numero limitato di dati della tabella o della query sottostante.
Visualizzazione anteprima di stampa: consente di esaminare tutti i dati che appariranno in un report.

E' possibile stampare un report da ciascuna delle 3 visualizzazioni, cliccando sull'apposita icona: nella finestra che si apre scegliere le opzioni di stampa desiderate. Il salvataggio di un report si effettua nel modo consueto, assegnandogli un nome.

Progettazione di un report

Può capitare, dopo aver creato un report con l'autocomposizione, di avere la necessità di modificarlo inserendo i controlli necessari. Per creare caselle di testo legate o calcolate si procede come per le maschere, così come per l'uso degli strumenti. I controlli etichetta vengono usati nella maggior parte dei report creati e possono essere utilizzati per i titoli, le didascalie.. E' inoltre possibile spostare, ridimensionare, allineare e spaziare i controlli creati, così come si possono ridimensionare le sezioni (vedi maschere).

Personalizzazione dei formati di visualizzazione dei dati

Modifica delle caselle di testo:
Le caselle di testo sono i controlli usati con maggior frequenza nei report, in quanto consentono di visualizzare vari tipi di dati quali nomi, indirizzi, numeri di telefono.. Impostando le proprietà si può modificare le dimensioni o l'aspetto delle caselle a seconda dei dati che contengono. Impostando le proprietà " Ingrandibile " e "Riducibile" a "Si", si può regolare verticalmente le dimensioni di una casella di testo in base alle dimensioni del campo (soprattutto per i campi Memo che possono essere molto lunghi).
E' possibile usare caselle di controllo, pulsanti di opzione e controlli autonomi per visualizzare valori Si/No. Ad esempio se abbiamo una tabella con il campo Costo, possiamo creare una casella di controllo, cliccare col tasto destro sul simbolo del controllo e a Origine controllo inserire la scritta =[Costo]>15.000 In tal modo nel report appariranno col segno di spunta solo gli oggetti che costano più di quella cifra. Se si crea una casella di testo, quando si passa alla visualizzazione anteprima di stampa, si apre una finestra (Immissione valore parametro) dove ci viene richiesto di scrivere i dati che si vogliono far comparire nel report.

Ordinamento dei dati

Quando si stampa un report, si cerca di organizzare i record nel modo più funzionale, ordinandoli ad esempio in ordine alfabetico. Il tipo di ordinamento viene impostato nella finestra Ordinamento e raggruppamento e per far ciò si deve:

Aprire il report in visualizzazione struttura
Scegliere Ordinamento e raggruppamento dal menu visualizza oppure cliccare sulla corrispondente icona nella barra strumenti
Utilizzare la parte superiore della finestra per scegliere il campo (cliccare sulla freccia a lato per visualizzare l'elenco) in base al quale ordinare e il tipo di ordinamento (crescente o decrescente).

Utilizzo di espressioni nei report

Le espressioni consentono di eseguire calcoli matematici e di gestire valori di testo ad esempio combinando due o più campi per formare un unico valore. Per far ciò, come per le schede, si deve:

Cliccare sullo strumento casella di testo
Cliccare all'interno del report
Cliccare dentro la casella e scrivere l'espressione appropriata (ad esempio =[Prezzo]*1,1 per ottenere un prezzo maggiorato del 10%)

L'espressione può anche essere immessa nella tavola delle proprietà in Origine controllo direttamente oppure attivando il Generatore espressioni. Per inserire i numeri di pagina basta inserire una casella di testo con l'espressione =Pagina nell'intestazione o nel piè di pagina.

Filtrare i dati

Si ricorre all'operazione di filtraggio quando si vogliono eliminare dalla visualizzazione molti record, in modo da vedere solo quelli che interessano. Per applicare un filtro possiamo ricorrere a due metodi: Filtro in base a selezione: è il metodo più semplice per filtrare ma prima di usarlo si deve localizzare nella tabella un esempio del valore che deve essere contenuto nei record filtrati.

Scegliere il campo contenente un esempio del valore che deve essere contenuto in tutti i record filtrati
Selezionare eventualmente solo una parte della voce del campo (esempio nel campo Cognome selezionare la lettera B se vogliamo tutti i record che iniziano con la stessa)
Cliccare sul pulsante Filtra in base a selezione

Filtro in base a maschera: è un metodo più potente rispetto al precedente in quanto consente l'inserimento di espressioni logiche per individuare i record.

Aprire la maschera in visualizzazione Foglio dati e cliccare sul pulsante Filtro in base a maschera
Viene visualizzata una maschera vuota con una sola riga di record Cliccare sul campo in cui vogliamo impostare un criterio (si può usare anche minore di.. maggiore di..)
Cliccare sul pulsante Applica Filtro

Macro

Una macro esegue automaticamente una o più operazioni ripetitive ciascuna delle quali prende il nome di azione. In Access viene fornito un elenco di azioni utilizzabili per la creazione di una macro. Le macro servono a:

Aprire contemporaneamente due schede e visualizzare i dati tra loro correlati
Ricercare dei record
Automatizzare trasferimenti di dati

Creazione di una macro

Nella finestra Database cliccare sul pulsante corrispondente
Cliccare sul pulsante Nuovo: si apre una finestra Macro la cui parte superiore viene usata per l'inserimento delle azioni (si possono mettere anche dei commenti). Gli argomenti di una azione vengono disposti nella parte inferiore della finestra.

Per aggiungere un'azione si possono seguire due metodi: Selezionare quella desiderata dall'elenco delle azioni che compaiono cliccando nella colonna Azione e poi sulla freccia a destra. Nella parte sottostante, Argomenti azione, riporteremo alla voce Nome maschera, il nome della macro che vogliamo far aprire con la macro. Trascinando un oggetto, quale una maschera, dalla finestra Database alla finestra macro nella colonna Azione.

Impostazione di argomenti

La maggior parte delle azioni dispone di argomenti che forniscono ulteriori informazioni sulla modalità d'esecuzione specificando quali oggetti o dati usare. Ad esempio l'azione Apritabella dispone dell'argomento "Nome tabella" che indica quale tabella deve essere aperta (nel caso che si trascini la tabella l'argomento viene aggiunto automaticamente).

Salvataggio

Si può utilizzare il comando Salva con nome del menu File, ma se si esce senza salvare ci viene richiesto di eseguire questa operazione

Esecuzione di una macro

È possibile avviare l'esecuzione di una macro dalla finestra macro cliccando sull'icona Esegui, oppure dalla finestra Database cliccando sul pulsante Esegui.

Utilizzo di condizioni nelle macro

In certi casi è possibile eseguire un'azione di una macro solo se si verifica una certa condizione cioè un'espressione che sia verificata o meno e che indirizzerà la macro in una certa direzione. Queste condizioni vengono immesse nella colonna "Condizione" della finestra macro.

Per aggiungere una condizione si deve:

Cliccare, nella finestra macro, sul pulsante condizioni
Nella colonna "Condizione" che viene visualizzata immettere un'espressione condizionale
Nella colonna "Azione" immettere l'azione da eseguire nel caso in cui la condizione abbia valore vero.

Ricerca di problemi nell'esecuzione di macro

È possibile usare due caratteristiche che facilitano l'individuazione dei problemi relativi alle macro e cioè:
Esecuzione passo - passo:

Aprire la macro in visualizzazione struttura
Scegliere l'icona passo a passo nella barra strumenti
Eseguire la macro secondo la solita procedura
Scegliere il pulsante passo per eseguire l'operazione visualizzata nella finestra di dialogo.

Se l'azione dipende da una condizione che ha valore falso, allora non verrà eseguita.

Finestra di dialogo Azione non riuscita:
Quando compare il messaggio di errore di una macro, scegliendo O.k verrà visualizzata la finestra di dialogo azione non riuscita (la stessa della macro passo a passo) col pulsante Arresto, unico disponibile.

Utilizzo di Macro con le Maschere

Quando si usa una maschera, certe operazioni eseguite sulla stessa (passaggio da un record all'altro, doppio clic su controllo..) vengono riconosciute da Access come eventi. Ad ogni evento corrisponde una proprietà evento; è possibile usare il generatore macro per creare una macro e impostare le proprietà di evento automaticamente.

Pulsante di comando per aprire una maschera

Primo procedimento:

In visualizzazione struttura di una maschera cliccare sullo strumento Pulsante di comando, dopo aver deselezionato l'autocomposizione, e poi sulla maschera nel punto in cui si vuole inserire il pulsante stesso
Cliccare nel pulsante col tasto destro e nella tavola sulle proprietà scegliere la casella alla quale si desidera far corrispondere l'azione ( ad esempio Su clic)
Aprire il generatore macro cliccando alla destra della casella
Nella finestra Salva con nome che viene visualizzata, digitare il nome per la macro e scegliere O.k
Immettere le azioni che la macro dovrà eseguire, quindi scegliere Chiudi dal menu File

Secondo procedimento:
Mentre si utilizza una maschera è possibile cliccare su un pulsante di comando per aprire un'altra maschera. Per far ciò si usa l'azione "Aprimaschera" che dispone di argomenti che è possibile utilizzare per specificare la maschera da aprire, l'insieme di record che si vuole visualizzare ed altri aspetti della finestra della maschera. Per far ciò si deve:

Nella finestra macro creare una nuova macro
Trascinare la maschera che si vuole aprire dalla finestra Database nella riga "Azione" della finestra macro
Salvare la macro
Trascinare la macro dalla finestra Database nella maschera, in visualizzazione struttura, nel punto in cui si vuole inserire il pulsante di comando (verrà creato il pulsante e impostata la proprietà "Su clic" al nome della macro.

N.B.: per aprire la maschera con certe dimensioni e in una posizione specifica aggiungere l'azione "SpostaRidimensiona" alla macro dopo l'azione "Aprimaschera" e impostare gli argomenti dell'azione (in fondo alla pagina) alle dimensioni e alla posizione volute (Distanza asse x, asse y, larghezza e altezza).

Stampa di un report tramite una macro

Creando una macro che stampa un record sarà possibile eseguire questa operazione cliccando sul pulsante di una maschera. Per stampare un report è possibile utilizzare l'azione "Aprireport" o "Stampa".

Aprireport: quando si vuole limitare il numero di record da stampare; dispone di argomenti che è possibile utilizzare per specificare il report da aprire, la visualizzazione nella quale lo si desidera aprire…

Stampa: per impostare le operazioni di stampa: consente di specificare l'intervallo di pagine, il numero di copie e la qualità di stampa desiderati.

Utilizzo di un pulsante di comando per stampare un record

Per stampare un record occorre scrivere una macro che utilizzi l'azione "Aprireport" o "Stampa" e specificare quindi la macro come impostazione della proprietà "Su clic" del pulsante di comando. L'azione "Aprireport" dispone della condizione "Where" che si usa per selezionare i record da stampare.

Cliccare sul pulsante nuovo nella finestra Database per creare una macro
Trascinare il report da stampare dalla finestra Database in una riga "Azione" della finestra macro. L'azione "Aprireport" verrà aggiunta alla macro e il corrispondente argomento "Visualizzazione" verrà impostato ad "Anteprima di stampa". Se si vuole stampare subito è possibile modificare tale impostazione in "Stampa".

Scelta dei report da stampare

Alcuni Database possono contenere centinaia di report per cui è possibile semplificarne la scelta selezionando quelli che vengono stampati con più frequenza da una finestra di dialogo personalizzata (di tipo popup condizionato). L'utente può selezionare un report dalla finestra di dialogo e cliccare su un pulsante di comando per stamparlo.

La finestra di dialogo potrà disporre di:

Un gruppo di opzioni, una casella di riepilogo o una casella combinata dove si trova l'elenco dei report
Una serie di pulsanti di comando, ciascuno dei quali ha come titolo il nome di un report.