"DATABASE"

Access

Nella vita quotidiana si interagisce di continuo con entità quali persone, documenti.. In una azienda le entità sono rappresentate dagli operai, dagli impiegati, dai clienti, dai fornitori, dalle fatture… in un ospedale dai medici, dai pazienti, dagli infermieri, dalle cartelle cliniche.. Poiché si ha a che fare in ogni caso con un grande quantitativo di dati, sorge la necessità di immagazzinarli in modo che risultino accessibili in ogni momento e perciò utili alla nostra attività. Se ad esempio tutti i giorni dobbiamo gestire varie decine di clienti e fatture, useremo un sistema per memorizzare i dati quale può essere ad esempio uno schedario, piuttosto che far ricorso alla sola memoria. Le schede vengono raggruppate in archivi, ciascuno dei quali in genere contiene le schede di un solo tipo, quali quelle dei fornitori, o dei prodotti. L'insieme prende il nome di base di dati che non è altro che una raccolta di dati scritta e immagazzinata secondo criteri dettati dall'attività che si deve svolgere.
Un Database in definitiva non è altro che una raccolta di informazioni così come può esserlo il catalogo delle schede di una biblioteca, l'elenco telefonico o un'enciclopedia. I software di gestione di base di dati (Database) sono programmati per realizzare operazioni che permettono di accedere ed eventualmente modificare i dati memorizzati; tali operazioni constano in:
introduzione, cancellazione, modifica e ricerca di dati attraverso criteri scelti dall'utente ordinamento, classificazione e stampa di liste sotto forma di - ad esempio - etichette adesive per buste.
Il programma che, a livello mondiale, è ritenuto il più diffuso per questi scopi è Microsoft Access. Per avviarlo è sufficiente cliccare una volta sull'icona della barra strumenti Office, oppure scegliere Avvio-> Programmi-> Microsoft Access.

Compare subito una finestra con la possibilità di scegliere se creare un Database servendosi dell'autocomposizione, oppure realizzandolo ex novo:

Database vuoto
Autocomposizione Database
Apri Database esistente

Autocomposizione database

Cliccando sull'icona con la "bacchetta magica" si apre una finestra nella quale sono riportati svariati modelli di
autocomposizione tra i quali è possibile scegliere quello che interessa (ad esempio "Inventario domestico").
È il programma stesso che realizza automaticamente tutte le strutture necessarie quali tabelle, maschere, query… L'autocomposizione può essere anche utilizzata come base di partenza prendendo la sua struttura principale e
integrandola con altre tabelle, query… ed è in pratica un piccolo programma che pone delle domande in
successione alle quali dobbiamo rispondere in successione su ciò che si vuole realizzare.

Database vuoto

Scegliendo questa opzione ci viene richiesto dove vogliamo salvare il Database e con quale nome.
Fatto ciò si clicca sul pulsante Crea..
e si apre la finestra Database contenente i sei tipi di oggetto che caratterizzano la struttura di Access:

Tabelle

Tabelle : rappresentano il "cuore" del Database e somigliano ad un foglio elettronico formato da righe (report) e colonne (campi).
Il report contiene una voce del Dat database, mentre il campo contiene ciascun dettaglio.

Query

Query: sono "strumenti" che servono ad "eliminare" tutti i dati che non interessano facendo
apparire solo quelli di cui si ha bisogno. Sono un filtro attraverso le cui maglie passano solo i
dati di cui abbiamo necessità.

Maschere

Maschere: permettono la visualizzazione e gestione dei dati contenuti nelle tabelle e nelle query:
di solito rappresentano l'interfaccia principale tra il programma e l'utente perché in esse risulta
più comodo l'inserimento dei dati

Report

Report: riepilogano i dati di tabelle o query per consentirne la stampa o l'analisi, permettendo
l'individuazione dei dati più importanti.

Macro

Macro: automatizzano le funzioni del database

Moduli

Moduli: registrano il codice di Access Basic (programmazione)

Tabelle, report, maschere e query vengono realizzate in momenti diversi ma sono legate tra loro.
Le tabelle rappresentano il fulcro di ogni attività: tutti gli altri oggetti interagiscono
con i dati riportati nelle tabelle.

Progettazione di un database

Un Database ben progettato consente di accedere facilmente alle informazioni. Quando si progetta, si devono
tener presenti i seguenti punti:

Definire lo scopo del Database, stabilendo quali informazioni si vogliono memorizzare
Definire le tabelle, dividendo le informazioni in argomenti diversi ciascuno dei quali costituirà
una tabella del Database
Definire i campi, stabilendo quali informazioni si vuole memorizzare in ciascuna tabella
Definire le relazioni, analizzando i dati di ciascuna tabella e stabilendo in quale modo sono
correlati tra loro

La fase più importante della progettazione è quella cartacea: è buona norma dedicare molto tempo
a pensare a quali tabelle saranno necessarie per inserire tutti i nostri dati. Fondamentale è anche
caratterizzare i dati che saranno immessi nelle tabelle imponendo delle regole precise alle quali gli
stessi debbano sottostare. In tal modo viene facilitata l'immissione e impedita la digitazione di valori sbagliati.

Tasti di Scelta Rapida in Access

A volte è più rapido utilizzare la tastiera anziché il mouse. I tasti di scelta rapida infatti consentono di eseguire direttamente i comandi ignorando i menu. Con Access è possibile utilizzare i tasti di scelta rapida in molti modi, ad esempio per accedere ai comandi e ai pulsanti della barra degli strumenti o per inserire la data odierna. I tasti di scelta rapida vengono a volte indicati accanto al nome del comando nei menu di Access. Nel menu File ad esempio per il comando Stampa compare CTRL+P.
Per avere un elenco completo dei tasti di scelta rapida, utilizzare l'Assistente di Office. In Access o in qualunque altra applicazione di Office premere F1 per visualizzare l'Assistente, quindi digitare tasti di scelta rapida nella casella di testo. Di seguito vengono riportati alcuni dei tasti di scelta rapida più utili di Access.

*Funzione*	*Combinazione di tasti*
Inserire la data odierna	CTRL+;
Inserire l'ora corrente	CTRL+:
Inserire un avanzamento riga in un campo di testo o promemoria	CTRL+INVIO
Inserire i dati dallo stesso campo del record precedente	CTRL+'
Annullare le modifiche apportate nel campo corrente	ESC
Annullare le modifiche apportate nel record corrente	ESC ESC (premere ESC due volte)
Visualizzare la finestra del database	F11
Aprire un nuovo database	CTRL+N
Aprire un database esistente	CTRL+O
Passare da Visual Basic® Editor alla precedente finestra attiva e viceversa	ALT+F11
Trova e sostituisci	CTRL+F
Copia	CTRL+C
Incolla	CTRL+V
Annulla (Undo)	CTRL+Z